Акт приема передачи трудовой книжки работнику образец. Акт передачи трудовой книжки

Если меняется или увольняется сотрудник, ответственный за ведение, учет и хранение трудовых книжек, то потребуется составить акт их приема-передачи. В статье рассмотрим как правильно это сделать, а также приведем образец такого документа.

В каких случаях требуется акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки, а также вкладыши в нее являются документами строгой отчетности. В данных документах содержатся персональные данные сотрудников, а также сведения о временных отрезках их трудовой деятельности у того или иного работодателя . На основании данных, указанных в трудовой, гражданину начисляется пенсия. В связи с этим учет и хранение трудовых должно происходить в соответствии с особыми требованиями, установленными «Правилами ведения и хранения трудовых» (далее – Правила).

Данные Правила учет бланков трудовых, заполненных книжек и вкладышей к ней происходит в специальных журналах:

1. Приходно-расходной книге учета бланков трудовой книжки, а также вкладышей к ней.
2. Книга учета движения трудовых книжек, а также вкладышей к ней.

Лицом, ответственным за трудовые книжки (их учет, ведение и хранение), является сотрудник, назначенный приказом директора. В случае смены ответственного лица потребуется составление такого документа, как акт приема-передачи трудовых книжек. Данный акт будет подтверждать тот факт, что одним сотрудником оформлена передача другому указанных документов. При этом второй сотрудник получил данные документы в указанном объеме и в надлежащем виде.

Важно! При смене лица, ответственного за ведение и хранение трудовых, передача кадровых документов производится по акту приема-передачи.

Порядок принятия документов по акту приема-передачи трудовых книжек

Для того, чтобы указанные документы были переданы по акту приема-передачи должным образом, необходимо соблюдение определенного порядка действий:

Важно! В бланке акта приема-передачи трудовых есть графа «Примечание». В данную графу заносятся все те замечания, которые были обнаружены при передаче документов по акту приема-передачи трудовых. Например, при обнаружении неправильного оформления записей, либо при выявлении повреждений, а также в случае отсутствия одной или нескольких книжек.

Правила оформления акта приема-передачи трудовых книжек

Законодательством не установлены специальные требования и правила по составлению такого документа, как акт передачи трудовых. Однако, данные правила работодатель вправе разработать самостоятельно, после чего утвердить их во внутренних документах компании. Это можно зафиксировать в Положении о делопроизводстве, либо в Положении о кадровой службе. Если компания работодателя очень крупная с большим количеством сотрудников, то может потребоваться создание специальной комиссии. Тогда в Положении следует предусмотреть следующее:

1. Порядок, по котором происходит создание комиссии, принимающей участие в проверке и передаче документов. Также определяется состав такой комиссии.
2. Порядок работы созданной комиссии. При этом определяется порядок сверки документов, а также форма акта приема-передачи, бланк этого документа и образец заполнения данного документа.

Как составить акт-приема передачи трудовых книжек

Акт передачи трудовых обычно оформляется в виде таблицы, в которую заносится следующая информация:

1. Сведения о владельце трудовой книжки (ФИО работника).
2. Вид бланка (трудовая или вкладыш к ней).
3. Серия и номер трудовой.

Осуществляя передачу трудовых, в данной таблице указываются сведения о документах (их номер и серию). Под таблицей указывается общее число документов одного вида. После заполнения акт заверяется лицом, сдавшем по данному документу книжки и лицом, принявшим их по данному акту. перед подписями указывается должность лица, подписывающего документа, а также расшифровка его подписи.

Важно! В случае утери книжек, нудно будет составить отдельный акт. В нем будут указаны причины отсутствия трудовых книжек. Заполняет этот акт лицо, передающее по акту документы.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Работнику для предъявления в Пенсионный фонд требуется пенсионная книжка. Как правильно выдать книжку ему на руки? Нужно ли оформлять акт приема-передачи или потребуется составить иной документ?

Заключение

Таким образом, передача таких документов, как трудовые книжки, а также вкладыши в нее, должна сопровождаться составлением специального документа. Этим документом является акт приема-передачи трудовых книжек. По данному документу один сотрудник (лицо, с которого снимается ответственность за трудовые книжки) передает другому (лицо, назначаемое ответственным за трудовые книжки) кадровые документы.

Образец и правила составления акта приема-передачи трудовых книжек

В соответствии с трудовым законодательством трудовая книжка содержит информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Пока действует трудовой договор, находиться они должны у работодателя. Делегировать эту обязанность постороннему лицу он не имеет права в силу прямого указания на это в нормативно-правовых актах, а именно в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Более подробная информация об учете трудовых книжек приведена в статье «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек - скачать».

Поскольку трудовые книжки являются ценными документами, лицо, которое уполномочено с ними работать, назначается соответствующим приказом или распоряжением уполномоченного органа. В качестве такого лица, как правило, выступает кадровый работник. В случаях, когда ответственное лицо меняется, например увольняется, оно обязано передать вверенные ему трудовые книжки вновь назначенному сотруднику. При этом сделать это нужно строго по акту приема-передачи.

Законодательство РФ не содержит разработанного образца акта приема-передачи трудовых книжек, поэтому такой документ составляется работодателем в свободной форме. Но несмотря на произвольную форму, акт передачи трудовых книжек должен включать в себя следующие сведения:

• реквизиты организации-работодателя, такие как наименование, адрес местонахождения и иные;
• дату и место составления акта;
• должности и фамилии лиц, подписывающих документ;
• информацию о трудовых книжках, которые подлежат передаче (как правило, ее удобнее отобразить в виде таблицы).

Как правильно оформить акт: скачать образец

Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в печатном виде, как правило в единственном экземпляре.

В верхней части листа необходимо указать наименование организации и название документа с порядковым номером. В строке ниже указывается дата и место составления акта. Это так называемая шапка документа.

Самой важной частью акта является перечень передаваемых книжек. Их можно перечислить списком, но чаще всего оформляется таблица, в которую включаются столбцы следующего содержания:

1. Полностью Ф. И. О. владельцев трудовых книжек.
2. Серия и номер трудовых книжек.
3. Примечания, где, например, может быть указано количество вкладышей к трудовой книжке.

Обязательно нужно указать общее количество передаваемых трудовых книжек.

Также в акте передачи трудовых книжек необходимо отразить фактическое количество чистых бланков, имеющихся у работодателя, т. к. бланки трудовых книжек согласно п. 41 Правил также подлежат учету в организации.

Завершающая часть документа — это подписи лиц, которые передают и принимают трудовые книжки. Также нужно указать их должности и фамилии.

Скачать образец акта передачи трудовых книжек можно по ссылке: Образец акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

При составлении акта передачи трудовых книжек необходимо соблюсти все формальные требования, такие как указание даты, места, должностей и фамилий сотрудников, подписывающих акт. Очень важно проверить соответствие фактического количества передаваемых документов данным, указанным в акте, т. к. отвечать за отсутствие трудовой книжки после подписания документа будет уже новый сотрудник.

Согласно российским законам, трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчетности. Ведением этих документов занимается сотрудник, который назначается приказом руководителя. Просто взять и отдать трудовую нельзя. Существует специальный акт приема-передачи трудовых книжек, образец которого и будет рассмотрен.

Законодательные основы

Порядок оформления трудовых и их хранения определен законодательными нормами, в частности постановлением правительства РФ 225. Здесь утвержден бланк трудовой книжки, а также инструкция по ее заполнению.

Кроме этого, в документе указаны правила по контролю за движением трудовых. Сотрудник обязан вести такие журналы, как:

1. Книга учета трудовых и вкладышей к ним.
2. Приходно-расходная книга бланков.

Последний журнал заводится для учета новых купленных бланков на основании кассового ордера. А книга учета отслеживает движение документации по приему и увольнению сотрудников.

Для чего необходимо

Как уже было сказано, за ведение журналов отвечает уполномоченный сотрудник, назначаемый специальным приказом по организации. Но может случиться так, что этот работник заболеет, уйдет в отпуск или предприятие будет реорганизовано через присоединение. Следовательно, и ведение трудовых будет поручено стороннему лицу. И в этом случае просто составить приказ о временном выполнении обязанностей по кадровому делопроизводству будет недостаточно. Необходимо будет сформировать акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

При данных обстоятельствах все стороны заинтересованы в достоверности передаваемых данных. Согласно приказу по организации, на лиц, передающих и принимающих, ложится обязанность по сохранности документов, а за ненадлежащее хранение и ведение полагается административная ответственность.

Именно по этой причине стороны должны внимательно сверить количество трудовых и вкладышей к ним с внесенными записями в журнале.

Оформление

Так как закон не регламентирует конкретной формы передачи трудовых от одного сотрудника другому, сам акт приема-передачи трудовых книжек (образец будет представлен далее) можно оформить в произвольной форме, но с подробным указанием всех данных.

При необходимости передавать кадровые документы в организации посредством приказа создается специальная комиссия, которая и будет перенимать дела и проверять все данные, указанные в журналах.

Комиссия состоит из следующих сотрудников:

1. Начальник отдела кадров.
2. Юрист.
3. Заместитель директора.
4. Сотрудник отдела кадров, передающий дела.
5. Сотрудник отдела кадров, принимающий дела.

Составление

Акт приема-передачи трудовых хоть и не имеет установленных форм, должен учитывать ряд обязательных условий. Рассмотрим подробнее содержание и форму документа. В акте обязательно нужно отобразить следующую информацию:

• реквизиты организации и название документа;
• дата формирования документа и место нахождения организации;
• порядковый номер записи;
• реквизиты каждого сотрудника, чья трудовая книжка хранится в отделе кадров, также должна быть указана должность каждого работника;
• серия и номер трудовой книжки, а также вкладыша при факте его существования;
• дата поступления сотрудника на работу либо оформления трудовой книжки;
• примечания, касающиеся сведений о документе (например, невостребованность после расторжения трудового договора).

Далее приводится общность данных: сколько всего трудовых книжек, вкладышей к ним зафиксировано. После составляется еще таблица, где отражается информация по неиспользованным бланкам трудовых, а также вкладышей, которые приобретаются на случай утери или порчи документов.

В заключение прописывается факт передачи как трудовых книжек и вкладышей, так и самих журналов: движения перечисленных документов и их учета.

Подписи

После того как акт о передаваемых документах заполнен, он должен быть подписан всеми представителями комиссии, присутствующими при инвентаризации документов. Так, члены комиссии подтверждают свое согласие о наличии всех трудовых на предприятии.

Кроме этого, акт приема-передачи трудовых книжек (образец представлен ранее) должны подписать сотрудники, которые передают и принимают документы. Их подписи стоят в графе «передал-принял», тем самым указывая на снятие и передачу соответствующих полномочий.

Те сотрудники, чьи документы инвентаризируются, подписи не ставят.

Форма акта, естественно, только письменная. Она поможет избежать возможных дальнейших вопросов и двояких ситуаций. Самое главное, данный акт избавит сотрудников от возможной ответственности за неправильное ведение кадровых документов.

Акт передачи трудовой книжки - незаменимый документ. Учет и сохранность документов лежат на работодателе. Это закреплено законом. Что указывается в акте приема-передачи трудовой книжки?

Если дело касается кадровой службы, обязательно составляется акт передачи трудовых книжек. В документе приводится перечень бланков строгой отчетности и вкладышей к ним. В акте приема-передачи трудовой книжки обязательно указываются ответственные лица: сдающий документы и принимающий. Процесс сдачи происходит в присутствии специальной комиссии, итоги отражаются в акте приема-передачи трудовой книжки работнику.

Образец акта передачи трудовой книжки

Законодатель четко не указывает на необходимость составления акта передачи трудовой книжки внутри предприятия. Но, исходя из целесообразности мероприятия, руководитель имеет право издать локальный документ, где узаконить такую необходимость. Им может стать приказ или распоряжение по кадровой службе. Назначается комиссия, которая проведет проверку журналов движения трудовых, сверит достоверность данных и посчитает количество документов.

По итогам проверки составляется акт передачи трудовой книжки работнику, который теперь отвечает за сохранность и учет вверенных ему документов (согласно приказу).

Акт приема-передачи трудовой книжки в обязательном порядке заполняется в присутствии комиссии. В ее составе должны быть:

• Передающий документы – кадровый работник или другое ответственное лицо.
• Принимающий бланки строгой отчетности.
• Юрисконсульт организации.
• Заместитель руководителя (один из них).
• Глава кадровой службы (если есть отдельное подразделение).

По окончании заполнения образца акта передачи трудовой книжки, все члены комиссии заверяют документ личной подписью, подтверждая актуальность указанных данных.

Несмотря на то, что законодатель позволяет составлять акт передачи трудовой книжки в свободной форме, необходимо указать в нем как можно больше информации о передаваемой документации. Удобно систематизировать данные в табличном виде с указанием таких пунктов:

• Акт приема-передачи трудовой книжки работнику обязательно содержит порядковый номер.
• Ф.И.О. каждого сотрудника, чья книжка о труде хранится и будет передана ответственному лицу – обязательно указывается должность работника.
• Номер книжки, серия, наличие и номера вкладышей обязательно указываются в акте приема-передачи трудовой книжки работнику
• Дата, когда книжка была заведена (если новая) или поступила на хранение в кадровую службу (при приеме на работу).
• Примечания – необходимо отразить данные, характеризующие состояние трудовой книжки. Например, что она ветхая или была невостребованная при увольнении работником.

Как с помощью акта передать трудовую книжку сотруднику?

По закону все книжки о труде хранятся в кадровой службе и должны быть переданы на руки сотруднику в момент его увольнения или перевода на другое предприятие. Работодатель может обезопасить себя от претензий работнику о невыдаче книжки, составив акт передачи трудовой книжки. В документе (составляется в произвольной форме) отражаются:

• Сведения об отработанном перед увольнением времени (14 дней).
• Дате, когда книжка была передана на руки.
• Данные, что сотрудник не имеет претензий.
• Личная подпись работника.

Акт передачи трудовой книжки работнику хранится в архиве вместе с приказом на увольнение и другими документами по кадровой службе.

Если сотрудник переходит на другое предприятие и данные трудовые отношения оформляются переводом – между двумя руководителями может быть подписан акт приема-передачи трудовой книжки. В документе отражается информация о том, что бланк строгой отчетности переходит на хранение от старого работодателя к новому.

Правильное ведение и учет кадровых документов – гарантия, что работодатель не только соблюдает права сотрудников, но и не станет в будущем объектом судебного разбирательства. Поэтому так важно составлять акт передачи трудовых книжек при необходимости – увольнение кадрового работника, смена собственника или плановая проверка.