Новые профессии, появившиеся на рынке труда относительно недавно, прочно вошли в наш деловой обиход. Но и по сей день их легко перепутать между собой, так как названия не раскрывают сути явлений. Чем, к примеру, отличается менеджер от администратора? Так сейчас могут назвать и продавца, и консультанта, и даже небольшого начальника. Несколько важных критериев позволят разделить указанные понятия.

Кто такие администратор и менеджер

Администратор – это лицо, выполняющее распорядительные функции в организации, либо отвечающее за корректную работу информационных баз и систем. Специалист относится к категории административно-управленческого персонала, что автоматически предполагает высокую степень ответственности, а в определенных случаях – наличие подчиненных сотрудников.
Менеджер – это руководитель различного уровня, организующий работу в определённой сфере деятельности. В его подчинении всегда находятся нижестоящие сотрудники, которым он может давать указания в пределах своей компетенции. Высший уровень руководства – это топ-менеджмент, представленный руководителями предприятий, организаций, административно-территориальных единиц.

Разница между администратором и менеджером

Таким образом, есть смысл сравнивать только менеджеров и тех администраторов, кто задействован в управлении людьми и осуществляет распорядительные функции. На первый взгляд кажется, что особой разницы между ними нет. Но при более детальном изучении становится понятно, что менеджеру нужно высшее образование, в то время как администратору достаточно среднего или профессионально-технического.
Как правило, менеджеру позволено больше, чем администратору. Он может на свой страх и риск принимать решения, если это не противоречит интересам компании. Функции администратора прикладные: организация работы, контроль над сотрудниками, коммуникация с клиентами. Для этого не нужно особой изобретательности: достаточно точно делать то, что прикажет начальство. Много сказано и о том, что основная функция менеджмента – мотивация людей, раскрытие их внутреннего потенциала.

сайт определил, что отличие администратора от менеджера заключается в следующем:

Образование. Администраторы нуждаются в среднем или профессионально-техническом образовании, менеджер – обязательно в высшем.
Полномочия. Администратор работает в рамках своей инструкции, круг прав и обязанностей менеджера значительно шире.
Личные качества. Чтобы стать менеджером, требуется решительность, инициативность, креативность. Администратор должен быть исполнительным, дисциплинированным, внимательным.

Администратор офиса - управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.

Из статьи вы узнаете:

Одна из главных тенденций современного делопроизводства - растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря. Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий. Единственное, что пока не научились делать машины - активно участвовать в управлении бизнесом. Пока еще крупным компаниям не обойтись без администратора офиса, который координирует их работу и создает для нее оптимальные условия.

Чем администратор офиса отличается от секретаря и офис-менеджера?

Подобная должность появилась в отечественном бизнесе сравнительно недавно. Ее введение стало вынужденной мерой для успешного функционирования большинства крупных компаний. Как правило, при открытии вакансии администратора офиса указывают те же требования, что и к претендентам на должность офис-менеджера или :

• наличие опыта административно-хозяйственной работы и навыков управления персоналом;
• дополнительное образование в области менеджмента;
• знание офисной оргтехники;
• знание иностранных языков;
• понимание специфики деятельности компании;
• навыки деловой коммуникации и знание бизнес-этикета;
• пунктуальность, работоспособность, стрессоустойчивость;

Отличия между этими двумя профессиями все же есть. Администратор офиса чаще выступает в роли менеджера, т.е. он управляет административным подразделением организации. Круг его полномочий значительно шире, как и перечень обязанностей. Он включает ряд управленческих и даже контрольных функций. На этого сотрудника, как и на офис-менеджера, могут быть возложены хозяйственные функции, но они не являются приоритетными.

От офис-менеджера до администратора проектов: тенденции профессии

В настоящее время в административной деятельности офисных работников наметились . Из вспомогательных функций она постепенно переходит в разряд управленческой деятельности.

На административных работников все чаще возлагают традиционные обязанности администратора проектов:

1. Планирование и реализацию конкретных проектов;
2. Участие в деятельности различных комитетов комиссий, создаваемых для решения стратегических вопросов компании;

Администратор проектов - это сотрудник, отвечающий за ведение документации, поддержание деятельности руководителя проекта, в части планирования и контроля работ, обеспечение участников, необходимой для успешного выполнения работ информацией. Многие управляющие в крупных организациях находятся в центре пересечения потоков информации и осуществляют оперативную информационную поддержку руководителя и работников компании.

Должностная инструкция администратора офиса

Основным локальным нормативным документом, регулирующим работу администратора офиса, является должностная инструкция. Она четко определяет его должностные обязанности, права и зону ответственности. Кроме того, в данном документа прописывают требования к кандидату в отношении уровня образования и профессиональных навыков.

Во многих компаниях должностную инструкцию разрабатывают на основе существующей инструкции секретаря и офис-менеджера, добавляя в нее , описывающие административные функции данного работника. Существенное отличие управляющего состоит в том, что он обладает рядом руководящих полномочий: управляет офисными работниками, делопроизводством и материально-техническим обеспечением.

Должностные обязанности администратора офиса

Обязанности администратора офиса регламентирует должностная инструкция. Как правило, он обладает широким спектром полномочий и выполняет функции организационно-контролирующего специалиста. Во многих организациях в одной должности объединяют функционал секретаря, завхоза и управляющего. В крупных компаниях этот специалист превращается в руководителя, в подчинении которого находятся: секретариат, курьеры, делопроизводители, обслуживающий персонал.

Предлагаем краткий чек-лист обязанностей администратора офиса, которые могут быть включены в его должностную инструкцию:

Подготовка офиса к рабочему дню

Рутинные дела администратора офиса начинаются с подготовки офиса к новому дню. Приезжая на работу, он деактивирует охранную систему, подключает оргтехнику, проверяет наличие необходимых расходных материалов и канцтоваров. Затем ему необходимо проанализировать список посетителей и подготовиться к их встрече: проверить состояние приемной, убедиться наличии рекламных и прочих материалов, подготовить переговорные и конференц-залы.

Читайте также:

Составление смет на обеспечение офиса всем необходимым для работы

Полезная статья: О том, , читайте в электронном журнале.

Это могут быть как периодические, так и разовые потребности, информацию о которых можно получить тремя способами:

По ситуации (покупка канцтоваров без учета их расходования);

По заявкам (потребности определяются путем сбора заявок);

Системный (учитываются не только запросы персонала, но и фактическое положение дел);

Поддержка чистоты и порядка

Администратор офиса - это сотрудник, в чьи должностные обязанности входит заключение и перезаключение договоров с клининговыми компаниями, координация работы обслуживающего персонала. Он должен рассмотреть предложения, согласовать выбор компании с руководством, подготовить необходимую для заключения договора документацию. Управляющий должен подобрать целесообразную периодичность уборки, оговорить ее время и продолжительность.

Контакты с эксплуатационными службами

Нередко одной из обязанностей, прописанных в должностной инструкции администратора офиса, является установление контактов с эксплуатационными и коммунальными службами. От него зависит ресурсообеспечение помещений, своевременное проведение ремонтных работ, . Он отвечает за соответствие состояния помещения правилам и нормам производственной санитарии и противопожарной защиты.

Диспетчеризация транспорта

Если в организации есть диспетчерская и , транспортный отдел, их часто передают в ведение администратора офиса. В некоторых компаниях сотрудник, занимающий данную должность, отвечает за оперативную передачу информации, оптимизацию маршрутов, мониторинг состояния и распределение загрузки, т.е. частично выполняет обязанности логиста.

Организация делопроизводства

К зоне ответственности опытного управляющего нередко относят и организацию делопроизводства, т.е. создание оптимальных условий для движения, поиска и хранения документов. В отличие от секретаря, он не просто занимается и управлением исходящими вызовами. Он систематизирует, регистрирует, ведет контроль исполнения официальной документации.

Администратор офиса постоянно сотрудничает со службой делопроизводства, а в некоторых случаях даже является ее руководителем.

Обслуживание посетителей

В должностные обязанности администратора офиса зачастую входит обслуживание посетителей. Он отвечает за то, чтобы договориться с посетителями о времени визита, , принять всех пришедших, организовать прием в соответствии с указаниями руководства.

Управление офисным персоналом

У администратора офиса существует ряд обязанностей, связанных с управлением персонала, находящегося в его подчинении. Он занимается подбором и расстановкой специалистов секретариата, планирует стратегию и тактику работы, выстраивает организационную структуру. Управляющий должен владеть методами мотивации персонала, знать методы повышения производительности, быть образцом профессиональной этики

Внутренний контроль

Администратор офиса не только принимает ряд важных управленческих решений, но и следит за их исполнением. В его обязанности входит введение и обеспечение трудового распорядка, а также соблюдение корпоративных норм общения. Он контролирует культуру речи подчиненных при общении с посетителями, , следование правилам бизнес-этикета.

На рынке труда Украины работники проф. сферы «Административный персонал» востребованы всегда и везде. Работодатели активно ищут офис-менеджеров, секретарей, администраторов. Иногда нелегко сориентироваться в обилии предложений и правильно определить, какие навыки следует указать в своем резюме. Чтобы ответить на наиболее острые вопросы соискателей, проанализируем требования к претендентам на должность офис-менеджера.

Кто такой офис-менеджер?

Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.

Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Слово «менеджер» в переводе с английского означает управляющий. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса. В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями. Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев. Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.

Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу.

Что делает офис-менеджер?

Чем лучше работает этот сотрудник, тем меньше проблем с функционированием офиса. Поэтому если офис-менеджер со всем справляется на ура, то его присутствие практически незаметно. А вот если случаются проколы… Даже самый терпеливый сотрудник офиса не устоит, чтобы не посетовать на нерадивую «хозяйку».

Конкретные рабочие обязанности офис-менеджера зависят от величины компании. Модель управления, направление деятельности предприятия, способ ведения документооборота - все это накладывает отпечаток на должностную инструкцию.

Рассматривая вакансии, обратите внимание: на небольших предприятиях деятельность офис-менеджера имеет свою специфику. Управленческие полномочия часто более ограниченны. Возможно, одновременно сотруднику придется выполнять функции других специалистов. Например, вести делопроизводство, первичную бухгалтерию, заниматься поиском сотрудников и т.п.

Рабочие задачи:

Обязанности управляющего офисом условно делятся на пять сфер:

1. Управление
2. Администрирование
3. Хозяйственное обеспечение
4. Контролирование
5. Отчётность

В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы. Успешному соискателю должны быть по плечу задачи:

• упорядочение работы офиса в целом;
• работа с персоналом офиса (администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами);
• организация совещаний и брифингов;
• планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса.

В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как:

• организация структуры офиса;
• организация делопроизводства;
• распределение документации по отделам;
• организация приёма и рассылки деловой корреспонденции.

В сфере хозяйственного обеспечения придется заниматься рядом орг. вопросов, например, взять на себя:

• организацию закупки материалов и техники;
• обеспечение всем необходимым работников офиса;
• работу по установке оборудования и обеспечение его технического обслуживания;
• хранение ценностей.

В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет:

• ревизию, инвентаризацию материальных ценностей;
• аттестацию сотрудников;
• контроль состояния офисного оборудования и средств коммуникации.

В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.

Кто может претендовать на должность?

Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.

Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся - кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.

Одно из основных требований к офис-менеджеру - наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.

Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов - просят присылать резюме с фото.

И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.

И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве - свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.

Менеджмент

Как явствует из приведенной классификации процессов управления, англоязычное понятие "менеджмент" нельзя однозначно заменить русскоязычным термином "управление", поскольку в первом случае речь идет лишь об одном из видов управления, а именно об управлении производством (хотя в последнее время некоторые исследователи склонны распространять это понятие на социальное управление в целом, что, как будет показано далее, не лишено основания).

Оксфордский словарь английского языка дает четыре трактовки термина "менеджмент": 1) способ, манера общения с людьми; 2) власть и искусство управления; 3) особые умения и административные навыки; 4) орган управления, административная единица. В то же время в чисто функциональном плане менеджмент можно оценить как процесс, посредством которого группа сотрудничающих людей направляет свои действия к общим целям . Итак, понятие "менеджмент" правомерно относить только к классу управления социальными системами и к его основным видам. В частности, различают менеджмент социально-политический, непроизводственной и производственной сфер. Как и управление, понятие "менеджмент" кроме основных видов включает соответствующие уровни, основные формы и подвиды (финансовый менеджмент, менеджмент персонала, маркетинговый менеджмент и т. д.). В целом менеджмент - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, направленный на то, чтобы сформировать и достичь цели организации через других людей .

Администрирование

В социальных науках администрацией принято называть любую крупномасштабную организацию профессиональных служащих, чья основная обязанность состоит в том, чтобы реализовывать политику тех, кто принимает решения . Администрация - это рациональная система или организованная структура, предназначенная для квалифицированного и эффективного исполнения общественной политики и имеющая достаточно строгую иерархию власти.

Схема 1.

В узком смысле администрирование означает профессиональную деятельность государственных чиновников, направленную на осуществление решений руководства. В широком смысле администрирование - это не только профессиональная деятельность чиновников, но и вся система административных институтов с достаточно строгой иерархией, посредством которой ответственность за выполнение государственных решений спускается сверху вниз. В этом случае понятие "администрирование" соответствует понятию "административно-государственное управление", представляющему собой особую социальную функцию, направленную на упорядочение развития в интересах всего общества, где государственный чиновник является социальным агентом власти. Государственное администрирование означает скоординированные групповые действия в государственных делах : 1) связанные с тремя сферами власти - законодательной, исполнительной, судебной и их взаимодействием; 2) имеющие важное значение в формировании государственной политики и являющиеся частью политического процесса; 3) в значительной степени отличающиеся от администрирования в производственной и культурной областях; 4) тесно связанные с многочисленными социальными группами и индивидами, работающими в различных компаниях и организациях.

Таким образом, администрирование представляет собой управленческий процесс более высокого и более масштабного уровня, чем менеджмент (в узком смысле). Административное управление направлено в основном на выработку и постановку масштабных и перспективных целей (организации, отрасли, региона, государства), а менеджмент - на реализацию поставленных задач и поиск оптимальных путей их решения. При этом администрирование, как и менеджмент, относится только к классу социального управления.

Роли руководителя: Специалист или Администратор?

Специалист знает ЧТО делать и ему очень нравится делать это.
Администратор знает КАК управлять специалистами. И ему нравится ими управлять

Кажется, что управленцев-универсалов много и их легко подобрать и поменять, а вот специалисты – незаменимы. Но на самом деле толковые Администраторы встречаются не так уж и часто. Причем, в зале славы мирового бизнеса великих Администраторов пожалуй больше, чем великих спецов. Типичная фигура ставшего успешным бизнесмена – это Специалист, который с годами стал великим Администратором. Поменял свою ключевую роль, сумел так трансформировать себя.
Почему для успешного бизнеса Администратор должен взять верх над Спецом?
Потому что в долгосрочной перспективе управленческие функции гораздо весомее специальных. В долгосрочной перспективе система, порядок, процедуры берут верх над талантами, озарениями, идеями.
Иногда эта победа происходит на уровне смены руководителей, а иногда – возможно более драматично – внутри Директора-специалиста, который постепенно все больше становится Администратором. И такая внутренняя трансформация происходит в эту минуту с сотнями директоров, показывая их зрелость и готовность развивать свою компанию дальше.

Специалист
Директор-Специалист сделал типичную для многих карьеру. Он был хорошим специалистом, его сделали начальником профильного отдела, а позже выдвинули и на руководство. А возможно, все было и не так – надоело работать «на дядю» и он создал свою компанию и стал директором-Специалистом прямо со старта. Второй вариант встречается сегодня чаще – Специалисту не нравится быть в подчинении у «тормозящих» руководителей и он открывает свою фирму только ради этого – не тратить время на дураков.
Специалисту очень нравится то, чем занимается фирма, он сам с удовольствием выполняет наиболее ответственные заказы. Видно, что это ему в радость. В дни зарплаты он притворно удивляется: «Что, за все это удовольствие еще и деньги платят?».
Ему действительно не так уж важны деньги. Нет, хорошо, конечно, что их регулярно платят. Но на работу же ходят не за этим! Он со вкусом цитирует из старой книги Ли Яккоки: «Если бы я любил деньги, то занимался бы недвижимостью. Но я люблю автомобили!».
У него высокий авторитет в офисе, и не потому, что он -- директор. Ведь он здеcь – лучший, это очевидно! Все понимают, что многое в компании держится именно на том, что «наш директор -- Специалист с большой буквы», «таких еще поискать».
Совещания он не собирает. Зачем? Он-то все схватывает в первую минуту и действует быстрее, чем будет оформлено письменное распоряжение и его разнесут по кабинетам. И его подход дает гибкость, компания быстро подстраивается под ситуацию, клиенты довольны, что учтены их требования и нет формализма.
Специалист уверен, что в этом и есть секрет правильного руководства. Отбросить формальности и скучные процедуры! Обсуждать вопросы на бегу, в коридоре, и с теми, кто понимает! Подхватывать интересные идеи и сразу же внедрять! Разве лучшие решения рождаются на совещаниях?
Сотрудникам он предоставляет возможность самим организовывать свою работу. Он как бы говорит – Ну вы же умные, я вам доверяю, действуйте! И люди, действительно, самоорганизовываются. Ну, а если что-то идет не так, то он легко спускается с позиции руководителя на позицию авторитетного специалиста и делает, помогает делать другим. И постепенно у него складывается в голове картина своей роли – он должен вдохновлять и помогать, он доделает и дотянет то, с чем люди сами не справились. И это часто срабатывает, компания продолжает расти, завоевывать клиентов и репутацию на рынке.
Но чем крупнее и успешнее становится фирма, тем больше от Специалиста требуют совсем других ролей и действий. В какой-то момент, директор видит, что для адекватного руководства своей уже большой компанией он должен значительную часть времени уделить администрированию, менеджменту. И максимально сократить занятия своим любимым делом, тем, ради чего, он собственно и ходил на работу.
Он старается больше времени уделять административным вопросам, поступившись своими профессиональными амбициями. Но как замечательному Специалисту стать обыкновенным менеджером? Может лучше продолжать быть Специалистом, который заодно еще порешает и вопросы общего менеджмента? Предыдущий опыт подталкивает его именно к этому – продолжать быть хорошим специалистом. Ведь до сих пор он добивался успеха именно благодаря этому.
А в офисе нарастают проблемы и люди ведут себя не так, как он ожидает.
Специалист драматически переживает вхождение организации в период, когда уже не так важны его знания, а нужна четкость, порядок, требовательность и монотонность. Монотонность, которая его вообще сводит с ума. Директор, который привык быть в роли Специалиста, вдруг обнаруживает, что теперь фирме не очень нужны его уникальные знания – в организации есть кому быть спецами. Коллектив от него ждет правил игры. Справедливой системы мотивации, понятной системы планирования, жесткой системы контроля – от него ждут организации работы большой группы людей – а в этом он не специалист. Он умеет управлять техническими или химическими системами, а нужно управлять людьми.
Тут он вынужден отдать первые роли тем, кому нравится заниматься именно этим, наведением порядка и контролем, и выходит, что уже не он руководит своей организацией, а эти люди, которые представлялись ему не вредными, конечно, но и не очень далекими.
Он начинает вспоминать прошлое и жалеть о времени, когда он был так востребован, и все ему было ясно. Специалист не догадывается, что его ситуация типична и многие известные директора прошли через это. Вот, например, что об этом говорит в недавнем интервью Билл Гейтс: «Иногда я завидую тем, кто программирует. После того, как я перестал писать программы для Майкрософт, я часто полушутя говорил на совещаниях: Может заеду на выходных в офис, напишу эту программу сам. Теперь я так уже не говорю, но постоянно об этом думаю».
Постепенно Директор смиряется с тем, что теперь у него другая роль, не специалиста, а руководителя по общим вопросам. Он активнее сотрудничает с умелыми администраторами и все меньше появляется в специализированных подразделениях фирмы.
Получает ли он столько же удовольствия как и в начале своей директорской карьеры? Спросите у него.

Администратор

Администратор не проектирует дома, и не торгует одеждой, и не жарит бифштексы, и не ремонтирует автомобили. Он не умеет ничего этого делать! Но под его руководством люди делают это отлично. Компетенция Администратора -- организационный механизм -- и с этим делом он справляется лучше других в офисе.
В детстве он не мечтал стать Администратором, вряд ли кто-то в детстве вообще мечтает стать Администратором. Разве что, у него мама была Администратором в кинотеатре, и ему нравилось без билетов проходить на мультики. Но после, знаете как это бывает – ты хорошо организовал ремонт класса в школе, и взял на себя координацию выездов курса на пикники в институте - и все получалось, и тебя слушаются. И в армии поставили старшиной. То есть оказалось, что ты хорошо соединяешь других людей в согласованно работающие группы! И, что важно, это не требует у тебя какого-то напряжения, это происходит естественно.
Директор, который готов к роли Администратора, понимает, что с ростом организации возрастет неразбериха внутри, растет запрос на координацию усилий всех специалистов. Уже не хватает просто короткой договоренности – я сделаю так, а ты так. Слишком много людей и договаривающихся сторон, слишком много втянуто подразделений.
Конечно, упорядочить хаос ему так сразу не удается. Но постепенно в действиях сотрудников выделяются повторяющиеся действия и процессы. А это значит, что их можно описать и стандартизировать, а значит -- освободить себя от прямого контроля. Он-то мечтает о системе, которая действует без его вмешательства.
Директор-Администратор организует описание процессов, договаривается о способах измерения результатов. Он организует рассылку и разъяснение описанных процедур. Он знает -- процедуры спасут эту организацию. Точных данных нет, но с большой вероятностью можно утверждать, что систему стандартов ISO придумали Администраторы -- она им очень облегчает работу.
У него в кабинете висит цитата кого-то из великих: «Правила не обязательно любить, их достаточно выполнять и это сработает!». Он любит показывать на нее во время совещаний. Совещание -- это вообще ключевой инструмент Администратора и здесь уж он позволяет себе развернутся. Предварительные материалы, которые рассылаются участникам совещания за день раньше, четкая процедура обсуждения, протокол принятых решений – это становится нормой на фирме.
Администратор демонстрирует замашки бюрократа. Иногда ему говорят это с осуждением, но он-то понимает, что бюрократия -- это правильно, это работает. И он не рассчитывает, что все в офисе будут его любить. Меня не надо любить, -- как бы говорит он, -- но нужно выполнять инструкции, и я вас за это буду поощрять.
Сложности у Администратора возникают при общении с талантливыми неординарными сотрудниками, которые хотят работать «поверх» правил. Что делать с талантами, с гениями, которые не любят подчиняться и стандартизировать свой рабочий процесс?
Толковый Администратор не станет «всех стричь по одну гребенку». Он построить два подхода к сотрудникам -- общий (ко всем) и отдельный (к талантам). Возможно, талантам разрешат нарушать некоторые правила, возможно, их освободят от какой-то отчетности, наверняка им упростят доступ к руководству для обсуждения важных идей напрямую и т.д.
Если организация успешно проходит этап стандартизации и все у нее уже действует как в хорошо отлаженной машине, то снова растет спрос на нестандартные решения, неожиданные действия, то есть на Специалистов, которые могут нарушить систему, сделать по-другому, проявить гибкость. Администратор может начать сопротивляться этому. Ведь только-только все наладил и вот, пожалуйста, уже появились желающие все разрушить и снова вернуть компанию в хаос!
Но правильно было бы не бороться, а четко выделить участок, где проходят эксперименты и изменения. Тогда Администратор сотрудничает с новаторами и помогает им вписать новые подходы в общую систему, организует внедрение нового процесса в то, что уже отлажено. Умный Администратор понимает, что процедуры не должны стать самоцелью. В хорошей бюрократии люди знают -- кто именно принимает решения, каковы права и обязанности участников процесса. Это такой контракт, «общественный договор», который принимается в интересах организации в целом.