Восстановление после родов 

Правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Новый порядок заполнения (ведения) документов по НДС Ведение журнала полученных счетов фактур

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур - это документ, который обязаны вести все организации, действующие в интересах третьих лиц от своего имени. В их число входят агенты, помогающие в приобретении и реализацаии товаров и услуг, застройщики, экспедиторы и комиссионеры. Такие посредники могут быть плательщиками НДС или просто налоговыми агентами, от этого их обязанность не зависит. По итогам каждого квартала документ должен быть сдан в ФНС. Как это сделать правильно - в статье.

Кто обязан вести журнал учета

С 1 января 2015 года все предприниматели и организации-посредники приобрели обязанность вести и сдавать их в налоговые органы (Федеральный закон от 20.04.2014 N 81-ФЗ и Федеральный закон от 21.07.2014 N 238-ФЗ ).

Делать это должны не только плательщики НДС, но и лица, которые освобождены от обязанностей, связанных с его исчислением и уплатой и которые не являются налогоплательщиками. Главный признак — осуществление предпринимательской деятельности по договору комиссии или агентскому договору в интересах другого лица. Кроме того, в эту категорию включены лица, которые оказывают услуги по договорам транспортной экспедиции, а также застройщики. Признаки таких лиц приведены в пункте 1 статьи 990 ГК РФ и пункте 1 статьи 1005 ГК РФ .

Форма журнала учета счетов-фактур

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 утвержден журнал учета счетов фактур 2019: кто сдает и когда — также сказано в постановлении. В 2019 году эту форму должны заполнять посредники только в тех отчетных кварталах, когда были выставлены или получены счета-фактуры. Регистрировать в нем необходимо все входящие и исходящие счета.

Вести журнал учета выданных счетов фактур можно как в бумажном, так и в электронном виде, постановление кабмина не ограничивает организации в этом вопросе. Но сдавать документ в ФНС разрешается исключительно в электронном формате. В связи с этим посредникам удобнее вести его на компьютере. Формат электронного документа утвержден Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/ . К тому же даже те категории агентов, которые имеют возможность этого не делать и вправе вести учетный журнал в бумажном варианте, должны будут отобразить все данные в налоговой декларации по НДС. В этом случае данные в отчет все равно придется разносить вручную, тогда как просто загрузить готовый xml-файл в систему гораздо проще.

Заполняется реестр поквартально и состоит из двух частей.

Образец заполнения журнала учета счетов-фактур

При оформлении реестра следует учесть, какие коды видов операций указывать. Это очень важно, потому что налоговики, проводя перекрестные проверки отчетности поставщиков и покупателей, участвующих в посреднической сделке, в первую очередь обращают внимание на соответствие этих реквизитов. Найти коды видов операций можно в приложении к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/ , который вступил в силу 01 июня 2016 года. С этой даты в учетном журнале счетов-фактур необходимо указывать новые коды по НДС. Всего таких кодов 24 кода, они приведены в таблице. До этого их было всего 13, поэтому ошибиться стало проще и внимания требуется больше.

Коды видов операций по НДС

Значения кодов определены в Письме ФНС России от 20.09.2016 N СД-4-3/ — перечень можно скачать в конце статьи. В целом нужно отметить, что в журнале учета счетов-фактур применяются коды, используемые в книге продаж и в книге покупок, нужно лишь учитывать, что при продаже агент указывает код 01 при отгрузке, а на аванс — 02. То же правило работает и для принципала, когда ему нужно зарегистрировать перевыставленные агентом счета-фактуры. Из всех кодов, перечисленных в упомянутом Письме ФНС, для использвания в реестре учета счетов-фактур используются коды 01, 02, 13, 15,118-20, 27-30. Для сводных счетов-фактур используйте коды 27 и 28.

Кроме того, существует еще код для обозначения сделок посредника. Например, при реализации товара, принадлежащего комитенту, отразить счет-фактуру, выставленный посредником на имя покупателя, нужно дважды:

  • в книге продаж комитента (принципала);
  • в части 2 журнала посредника.

В этом случае используется КВО — 01.

Заполненный журнал учета счетов-фактур

В «шапке» должно быть наименование налогоплательщика, его ИНН и КПП, а также период, за который будет заполнен реестр. Если в отчетном периоде нет документов, то титульная часть все равно заполняется и направляется в ФНС без табличной части.

Часть 1 “Выставленные счета-фактуры”

Часть 2 "Полученные счета-фактуры"

Заполненный журнал учета счетов-фактур должен быть заверен не позднее 20-го числа месяца, следующего за прошедшим кварталом.

Сроки сдачи и хранения журнала учета

Статьей 174 НК РФ предусмотрено, что все посреднические организации и физлица, освобожденные от уплаты НДС, которые не являются налоговыми агентами, обязаны сдавать реестр счетов-фактур в орган ФНС по месту осуществления деятельности не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Вот как выглядят эти сроки:

  • За IV квартал 2019 года — до 20 января 2019 (20.01.2019 — воскресенье, срок переносится на 21.01.2019);
  • За I квартал 2019 года — до 20 апреля (суббота, перенос на 22.04.2019);
  • За II квартал 2019 года — до 20 июля (суббота, перенос на 22.07.2019);
  • За III квартал 2019 года — до 20 октября (воскресенье, перенос на 21.10.2019);

В отношении сроков сдачи реестра счетов-фактур действует общее правило, закрепленное в

Подробнее о том, для чего нужен счет-фактура и продавцам, и покупателям, читайте .

Порядок регистрации полученных и выставленных СФ

Журнал учета

Журнал учета СФ ведется исключительно организациями-посредниками, например, экспедиторами, агентами, комиссионерами и т.д. Журнал в данном случае позволяет налоговой службе отслеживать оплату НДС организациями, использующими фирмы-посредники.

Организации, обязанные уплачивать НДС, освобождены от ведения журнала учета, так как он дублирует информацию из книг покупок и продаж.

Подробнее о том, кто сдает журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, читайте .

Книга покупок

Книга продаж

  1. Продавец ведет книгу продаж, в которую заносятся данные о выписанных СФ (более детально о том, кто выписывает счет-фактуру, в том числе с выделенной в ней суммой НДС, читайте ).
  2. При частичной оплате счет-фактура регистрируется на каждую выплачиваемую покупателем сумму.
  3. Срок хранения 5 лет.
  4. Документ обязательно должен быть прошнурован, страницы пронумерованы.
  5. Данные о выставленных СФ вносятся в хронологическом порядке.
  6. СФ, заполненные с нарушением правил оформления, к регистрации в книге не допускаются.

Как фиксируется документ — правила и инструкция

Факт поступления

При получении

Юридические лица могут получить налоговый вычет по «входящему» НДС, то есть по тому налогу, который они выплатили при покупке товара для реализации. В таком случае начисление идет по двум счетам:

  1. Дебет счета 19 – Кредит счета 60 отражает НДС при покупке основных средств, проводка делается на основании входной СФ.
  2. Дебет счета 68 НДС – Кредит счета 19 отражает НДС к вычету.

При продаже

По СФ, который выставлен от вас, делаются следующие проводки:

  • Дебет 90 Кредит 68 – начисление налога от продаж, документ для проводки – исходящий СФ.
  • Дебет 76 Кредит 68 – начисление налога с поступивших , проводка делается на основании авансового СФ (подробнее о том, как отражать в книге покупок и продаж счет-фактуру на аванс и другую «первичку», читайте ).
  • Дебет 68 Кредит 76 – регистрация НДС с авансового платежа при совершенной отгрузке. Основание для проводки – исходящий счет-фактура (более детально о том, если нет счет-фактуры, а НДС в чеке выделен, то как провести авансовый отчет, читайте в ).
  • Дебет 91 Кредит 68 – начисление НДС при безвозмездной передаче материальных ценностей (предоставлении услуг, работ). Основание для проводки – исходящий .

Заключение

Ведение учета входящих и исходящих СФ в организации должно быть основано на принципе максимального раскрытия информации для налоговых органов, которая впоследствии будет внесена в декларацию по НДС. При оформлении документации стоит придерживаться действующего законодательства, стараться узнавать обо всех изменениях в нем. Это поможет избежать проблем с расчетом размера и получением вычета от государства.

Является журнал учета счетов-фактур. Он применяется наряду с книгами покупок и продаж для регистрации счетов-фактур как выданных, так и поступивших. Кому нужно вести и сдавать такой журнал в ИФНС, каковы сроки его сдачи и порядок ведения – об этом в нашей статье.

Журнал учета счетов-фактур 2016: кто сдает

Если раньше заполнять журналы учета должны были все плательщики НДС, налоговые агенты и неплательщики налога, выдающие счета-фактуры в связи со спецификой своей деятельности, то с 2015 года этот круг лиц изменился. Плательщики НДС больше не занимаются ведением журнала учета счетов-фактур (п. 3 ст. 169 НК РФ), а связано это с тем, что информация, отражаемая в журнале, дублируется в книгах покупок и продаж плательщиков.

С 01.01.2015 г. журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур требуется только посредникам:

  • приобретающим или реализующим от имени комиссионера или агента, товары, работы, услуги, имущественные права по комиссионным и агентским договорам;
  • работающим по договору транспортной экспедиции и определяющим сумму вознаграждения по этому договору как свою налоговую базу;
  • выполняющим функции застройщика.

Этим лицам не требуется регистрировать в журнале счета-фактуры, выставленные на суммы вознаграждений по вышеуказанным договорам (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Не имеет значения, на каком налоговом режиме работают указанные лица (ОСНО, УСН , ЕНВД), и являются ли они при этом плательщиками или налоговыми агентами по НДС. Плательщики и неплательщики налога, не относящиеся к вышеперечисленным, заполнять журнал учета счетов-фактур не обязаны, так разъяснил Минфин РФ в своем письме от 13.02.2015 № 03-07-11/6539.

Один раз в квартал журнал учета счетов-фактур нужно сдавать в налоговую инспекцию, ведь он является средством контроля за теми, кто не обязан представлять по НДС декларацию. Такая обязанность возлагается на вышеперечисленных предпринимателей и организации, которые соответствуют сразу двум условиям:

  • они – неплательщики НДС (или освобождены от уплаты по ст.ст. 145 и 145.1 НК РФ),
  • они – не налоговые агенты по НДС (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

Когда сдавать в ИФНС журнал учета счетов-фактур

20 число месяца, следующего после отчетного квартала – такой срок для представления журнала учета в налоговую установлен п. 5.2 ст. 174 НК РФ. Совпадение последнего дня сдачи с выходным или иным нерабочим днем – повод для переноса крайнего срока на ближайший за ним рабочий день. Журнал за 4 квартал 2016 года следует предоставить в ИФНС не позднее 20 января 2017 года.

Форма представления журнала исключительно электронная: по телекоммуникационным каналам связи в утвержденных форматах, через оператора электронного документооборота (ЭДО) (письмо ФНС РФ от 08.04.2015 № ГД-4-3/5880).

Если журнал учета счетов-фактур не будет предоставлен налоговикам в установленный срок, они могут оштрафовать нарушителя на 200 рублей по каждому случаю такого непредставления (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Всем остальным (плательщикам и неплательщикам НДС, а также налоговым агентам, освобожденным от его уплаты) передавать журнал учета счетов-фактур в ИФНС не нужно. Эти лица все внесенные в журнал данные отражают в налоговой декларации по НДС.

По какой форме и как вести журнал учета счетов-фактур

Действующая на сегодня форма журнала учета принята постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в редакции от 29.11.2014 (приложение № 3). Бланк журнала состоит двух частей:

  • первая часть журнала - учет выданных счетов-фактур,
  • вторая часть журнала – для учета счетов-фактур полученных.

Налоговые агенты, не платящие НДС, а также банки, страховые компании, НПФ, биржи и прочие организаторы торговли, профучастники рынка ценных бумаг, организации клиринга, управляющие компании ПИФов и НПФ ведут только журнал учета выставленных счетов-фактур. Если в течение всего квартала счета-фактуры вообще не выставлялись, можно не заполнять эту часть журнала.

Заполнять журнал учета нужно отдельно по каждому кварталу согласно Порядку, утвержденному Постановлением № 1137. Можно вести электронный журнал или бумажный.

В первой части журнала в порядке хронологии по дате выставления (исправления) регистрируются все выданные счета-фактуры (в т.ч. исправленные и корректировочные), независимо от их вида - бумажного, или электронного. Аналогично, по дате получения, во вторую часть - журнал учета полученных счетов-фактур - заносятся все счета-фактуры, полученные как распечатанными на бумаге, так и электронно.

Выставив электронный счет-фактуру, в графу 2 первой части журнала нужно внести дату поступления файла оператору ЭДО, указанную в подтверждении оператора. Повторно отправляя тот же документ, следует указывать дату последнего отправления.

Когда очередной квартал заканчивается, журнал подписывает руководитель организации, или ИП, причем бумажный вариант сначала распечатывается, сшивается и заверяется подписью руководителя и печатью, а электронный подписывается электронной цифровой подписью перед передачей журнала в ИФНС.

Хранятся учетные журналы счетов-фактур как минимум 4 года со дня последней, внесенной в них, записи.

Бланк журнала учета полученных и журнала учета выданных счетов-фактур 2016 можно скачать здесь.

C 1 января 2015 года журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны вести только посредники, которые действуют в интересах третьих лиц (заказчиков) от своего имени. Как правило, это комиссионеры или агенты (п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 ГК РФ).

К посредникам также приравниваются:

  • экспедиторы, которые организуют исполнение услуг с привлечением третьих лиц, но сами в перевозках не участвуют (п. 1 ст. 801, ст. 805 ГК РФ);
  • застройщики , которые организуют строительство с привлечением подрядчиков, но сами в выполнении подрядных работ не участвуют.

Обязанность вести журналы учета не зависит ни от системы налогообложения, которую применяет посредник, ни от того, является ли он плательщиком НДС или налоговым агентом по НДС.

Такой порядок следует из положений пунктов 3 и 3.1 статьи 169, пунктов 5 и 5.1 статьи 174 Налогового кодекса РФ, пункта 22 постановления Пленума ВАС РФ от 30 мая 2014 г. № 33.

Ситуация: должны ли розничные торговые организации, которые продают товары в качестве комиссионеров (агентов) по посредническим договорам, вести журнал учета счетов-фактур

Нет, не должны.

Во-первых, розничные торговые организации не выставляют счета-фактуры при реализации товаров населению (п. 7 ст. 168 НК РФ). Вместо них покупателям выдаются кассовые чеки или документы строгой отчетности. К отчетам посредника, которые розничные продавцы составляют для комитентов (принципалов), они прилагают копии либо контрольно-кассовых лент, либо выданных квитанций. Из-за этих особенностей документооборота у посредника попросту не будет счетов-фактур, которые он мог бы регистрировать в журнале учета.

Во-вторых, покупатели, приобретающие товары в розницу, не предъявляют НДС к вычету. А значит, налоговым инспекциям нет смысла контролировать соответствие между суммами вычетов и суммами, которые комитенты (принципалы) начисляют в бюджет по таким операциям.

В-третьих, в пункте 3.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ, который устанавливает обязанности по ведению журнала учета, говорится о посредниках, выставляющих (получающих) именно счета-фактуры, а не какие-либо другие документы. На посредников, которые не оформляют счета-фактуры, положения этого пункта не распространяются.

Из сказанного можно сделать вывод: если розничная торговая организация от своего имени продает товары третьих лиц по посредническим договорам, такие операции в журнале учета счетов-фактур регистрировать не требуется. В отношении другой посреднической деятельности от обязанности вести журнал учета счетов-фактур такие организации не освобождаются.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 30 января 2015 г. № 03-07-11/3488.

Какие счета-фактуры регистрировать в журнале

Для начала разберемся, зачем посредники, застройщики и экспедиторы ведут журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Ведь они не платят НДС и не принимают НДС к вычету по этим счетам-фактурам.

Посредники ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур с одной целью - информировать налоговую инспекцию. Посредники передают в инспекции журнал со счетами-фактурами, которые выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности.

На основании этих журналов инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Таким образом, посредники должны регистрировать в журнале учета:

  • счета-фактуры, которые посредники выставляют покупателям от своего имени при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), принадлежащих заказчикам. На основании таких счетов-фактур заказчики должны начислять НДС, а покупатели вправе принимать налог к вычету;
  • счета-фактуры, которые заказчики выставляют покупателям по товарам (работам, услугам, имущественным правам), реализованным посредниками;
  • счета-фактуры, которые продавцы выставляют на имя посредника при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) для заказчика. На основании таких счетов-фактур продавцы должны начислять НДС, а заказчики вправе принимать налог к вычету;
  • счета-фактуры, которые посредники выставляют заказчикам по товарам (работам, услугам, имущественным правам), приобретенным у продавцов.

Счета-фактуры, которые посредники выставляют заказчикам на сумму своего вознаграждения, в журнале учета регистрировать не нужно (письмо Минфина России от 22 января 2015 г. № 03-07-11/1698). Проверить, соответствует ли сумма НДС, начисленного с вознаграждения, сумме НДС, которую заказчик принял к вычету, налоговая инспекция сможет и без журнала. Она проконтролирует это с помощью налоговых деклараций, в которой посредник должен будет отразить сведения из книги продаж, а заказчик - из книги покупок.

Такие правила установлены пунктами 5 и 5.1 статьи 174 Налогового кодекса РФ.

Полный перечень счетов-фактур, которые посредники должны регистрировать в журнале учета, представлен в таблице .

За какие периоды вести журнал

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно вести за каждый налоговый период - поквартально.

Способы ведения

Вести журнал учета счетов-фактур можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 1 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Однако сдавать журнал в инспекцию в качестве налоговой отчетности можно только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Поэтому посредникам, которые не являются плательщиками НДС и не признаются налоговыми агентами, целесообразно сразу вести журналы учета счетов-фактур в электронном формате (утвержден приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93).

Остальные организации (плательщики НДС или налоговые агенты) могут вести журналы учета на бумаге. Но данные из этих журналов им все равно придется переносить в декларации по НДС, которые можно передавать в инспекции только в электронном виде через спецоператоров (п. 5-5.1 ст. 174 НК РФ).

Коды видов операций

Когда заполняете журнал, используйте коды видов операций:

  • по перечню, утвержденному приказом ФНС России от 14 февраля 2012 г. № ММВ-7-3/83;
  • по дополнительному перечню, рекомендованному письмом ФНС России от 22 января 2015 г. № ГД-4-3/794.

Заполнение журнала

Порядок заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур разъяснен в пунктах 3-12 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

В журнале регистрируйте все счета-фактуры: первичные, исправленные, корректировочные. И неважно, бумажные они или электронные. Все нужно регистрировать в хронологическом порядке.

В части 1 «Выставленные счета-фактуры»:

  • по дате выставления электронных счетов-фактур;
  • по дате составления бумажных счетов-фактур;
  • по дате составления (исправления) в случаях, когда счета-фактуры контрагентам не передаются.

В части 2 «Полученные счета-фактуры» регистрируйте счета-фактуры по дате их получения.

Это следует из положений пункта 3, подпункта «б» пункта 7 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 и письма Минфина России от 16 мая 2012 г. № 03-07-09/57.

Если регистрируете первичные счета-фактуры (в т. ч. исправленные), то графы 16-19 частей 1 и 2 журнала учета не заполняйте.

Фиксируете корректировочные счета-фактуры (в т. ч. исправленные)? Тогда в графах 8-19 частей 1 и 2 журнала учета укажите уточненные данные.

В налоговом периоде может и вовсе не быть выставленных или полученных счетов-фактур, в том числе корректировочных, исправленных. Или же счета-фактуры составили для себя, но покупателю не передавали. В этих случаях заполните только строки соответствующих частей журнала - наименование налогоплательщика, ИНН/КПП и т. п. Табличные части журнала оставьте пустыми.

Об этом сказано в пунктах 8 и 12 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Лучше разобраться в правилах регистрации полученных и выставленных счетов-фактур посредниками поможет таблица .

Пример заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур посредником, который не является плательщиком НДС

АО «Альфа» (заказчик) заключила договор комиссии от 5 октября № 12 с ООО «Торговая фирма "Гермес"» (посредник, не являющийся плательщиком НДС). Согласно договору «Гермес» продает партию тостеров (100 шт.), принадлежащих «Альфе» на праве собственности. Цена партии товара составляет 118 000 руб. (в т. ч. НДС - 18 000 руб.).

Сумма вознаграждения, выплачиваемая посреднику за оказанные услуги, равна 17 700 руб.

На сумму проданных товаров «Альфа» выставила в адрес «Гермеса» счет-фактуру от 23 октября № 552. Полученный от «Альфы» счет-фактуру бухгалтер «Гермеса» зарегистрировал в

Поскольку «Гермес» не является плательщиком НДС, на сумму своего вознаграждения он не выставляет заказчику счет-фактуру.

Пример заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур посредником - плательщиком НДС

АО «Альфа» (заказчик) заключила договор комиссии от 5 октября № 12 с ООО «Торговая фирма "Гермес"» (посредник, являющийся плательщиком НДС). Согласно договору «Гермес» продает партию тостеров (100 шт.), принадлежащих «Альфе» на праве собственности. Цена партии товара составляет 118 000 руб. (в т. ч. НДС - 18 000 руб.).

Сумма вознаграждения, выплачиваемая посреднику за оказанные услуги, равна 17 700 руб. (в т. ч. НДС - 2700 руб.).

20 октября «Гермес» заключил договор поставки с АО «Производственная фирма "Мастер"» на поставку партии тостеров (100 шт.). 23 октября товар был отгружен покупателю.

В этот же день «Гермес» выставил в адрес «Мастера» счет-фактуру от 23 октября № 321 и передал его копию «Альфе». Этот счет-фактуру бухгалтер «Гермеса» зарегистрировал в части 1 журнала учета счетов-фактур . В книге продаж этот документ бухгалтер «Гермеса» не регистрировал.

На сумму проданных товаров «Альфа» выставила в адрес «Гермеса» счет-фактуру от 23 октября № 552. Полученный от «Альфы» счет-фактуру бухгалтер «Гермеса» зарегистрировал в части 2 журнала учета счетов-фактур . В книге покупок этот документ бухгалтер «Гермеса» не зарегистрировал.

Поскольку «Гермес» является плательщиком НДС, на сумму своего вознаграждения он выставил заказчику счет-фактуру от 23 октября № 122. Этот документ регистрируется в книге продаж, но в журнале учета счетов-фактур не регистрируется.

Ситуация: как регистрировать в журнале учета счетов-фактур счета-фактуры, составленные комиссионерами (агентами), при приобретении товаров (работ, услуг) от своего имени у нескольких продавцов или исполнителей ?

Если комиссионер (агент) приобретает для комитента (принципала) товары (работы, услуги) у нескольких продавцов или исполнителей, он может объединять данные полученных от них счетов-фактур в сводный счет-фактуру. В такой счет-фактуру можно включать данные счетов-фактур, которые были выставлены посреднику разными продавцами и исполнителями, но в один и тот же день. Это следует из абзаца 6 подпункта «а» пункта 1 раздела 2 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). В таком же порядке могут составлять сводные счета-фактуры и экспедиторы, приобретающие для клиента услуги у третьих лиц (письма Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-09/01, от 29 декабря 2012 г. № 03-07-15/161, ФНС России от 18 февраля 2013 г. № ЕД-4-3/2650). На практике составлять сводные счета-фактуры могут и застройщики, которые передают инвесторам объемы работ, выполненных подрядчиками. Причем в отличие от посредников и экспедиторов застройщики могут объединять в сводных счетах-фактурах счета-фактуры, выставленные подрядчиками в разные периоды.

Счета-фактуры, полученные от продавцов (поставщиков, исполнителей), и сводные счета-фактуры, выставленные заказчику, посредник должен зарегистрировать в журнале учета счетов-фактур.

При регистрации сводного счета-фактуры в части 1 журнала учета счетов-фактур посредник указывает:

  • в графе 1 - порядковый номер записи,
  • в графе 2 - дату выставления сводного счета-фактуры,
  • в графе 4 - порядковый номер и дату составления сводного счета-фактуры, указанные в строке 1 счета-фактуры,
  • в графе 8 - наименование заказчика (комитента, принципала),
  • в графе 9 - ИНН и КПП заказчика (комитента, принципала),
  • в графе 10 - наименования продавцов (исполнителей), у которых посредник приобрел товары (работы, услуги) для заказчика, через знак «;»,
  • в графе 11 - ИНН и КПП продавцов (поставщиков, исполнителей). Указывайте их через знак «;»,
  • в графе 12 - номера и даты счетов-фактур, полученных от продавцов (поставщиков, исполнителей),
  • в графе 14 - стоимость товаров (работ, услуг) с НДС по сводному счету-фактуре,
  • в графе 15 - сумму НДС по сводному счету-фактуре.

Это следует из пункта 7 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Сами счета-фактуры, полученные от продавцов (исполнителей), посредник (застройщик) регистрирует в части 2 журнала учета счетов-фактур. Это требование распространяется в том числе на посредников, которые не являются плательщиками НДС (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Заказчики, которые передают инвестору сводный счет-фактуру, указывают в журнале учета:

  • код вида операции (графа 3) - «13»;
  • код вида сделки (графа 12) - «1».

Все коды видов сделки приведены в подпункте «м» пункта 11 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

В книге покупок посредник такой документ не регистрирует. Это следует из положений пункта 11 раздела II приложения 3 и пункта 19 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Заказчики (комитенты, принципалы), получившие от посредника «сводный» счет-фактуру, регистрируют его в части 2 журнала учета счетов-фактур в общем порядке (подп. «а» п. 11 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Заказчик указывает:

  • в графе 2 - дату, указанную в сводном счете-фактуре,
  • в графе 3 - код вида операции,
  • в графе 4 - дату и номер сводного счета-фактуры,
  • в графе 8 - наименования продавцов (поставщиков, исполнителей), указанные в строке 2 сводного счета-фактуры, через знак «;»,
  • в графе 9 - ИНН и КПП продавцов (поставщиков, исполнителей), указанные в строке 2б сводного счета-фактуры, через знак «;»,
  • в графе 14 - общую сумму к оплате с НДС, указанную в графе 9 сводного счета-фактуры,
  • в графе 15 - общую сумму НДС, указанную в графе 8 сводного счета-фактуры.

Графы 10-12 заполнять не нужно, так как их заполняют только посредники.

Это следует из пункта 11 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Пример составления и регистрации сводного счета-фактуры в журнале учета счетов-фактур

АО «Альфа» (заказчик) привлекает для строительства здания застройщика ООО «Гермес». «Гермес» работает с несколькими подрядчиками и поставщиками и перевыставляет полученные от них счета-фактуры «Альфе».

В I квартале «Гермес» получил счета-фактуры:

  • от поставщика АО «Производственная фирма "Мастер"» - № 522 от 02.02.2016;
  • от подрядчика АО «Стройфед» - № 354 от 02.02.2016.

На основании этих счетов-фактур «Гермес» составил сводный счет-фактуру и выставил его «Альфе» 20 февраля 2015 года. Выставленный заказчику сводный счет-фактуру и счета-фактуры, полученные от исполнителей, «Гермес» зарегистрировал в журнале учета счетов-фактур .

«Альфа» зарегистрировала полученный сводный счет-фактуру в части 2 журнала учета счетов-фактур .

Заверение журнала

Заверить журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Если журнал ведется на бумаге, то его должен подписать руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Кроме этого, журнал надо прошнуровать, а его страницы пронумеровать и скрепить печатью.

Журнал ведете в электронном виде? Тогда не забудьте заверить его электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), когда будете .

Такой порядок предусмотрен пунктом 13 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Отражение в декларации

Плательщики НДС должны отражать сведения, указанные в журнале учета, в разделах 10 и 11 налоговой декларации. Это предусмотрено пунктом 5.1 Налогового кодекса РФ.

Срок сдачи журнала в налоговую инспекцию

Посредники, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу , должны представлять в налоговую инспекцию журналы учета счетов-фактур в электронном виде. Это нужно сделать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Такой порядок предусмотрен пунктом 5.2 статьи 174 Налогового кодекса РФ.

Электронный формат журнала установлен приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.

Передавать журналы в инспекции следует по телекоммуникационным каналам связи через спецоператоров. При отправке нужно использовать унифицированный формат, утвержденный приказом ФНС России от 9 ноября 2010 г. № ММВ-7-6/535, и применять опись документов, утвержденную приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465.

Об этом сказано в письме ФНС России от 8 апреля 2015 г. № ГД-4-3/5880 (документ размещен на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»).

Ситуация: какая ответственность предусмотрена за несвоевременную сдачу в налоговую инспекцию журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур ?

Штраф в размере 10 000 руб.

С 1 января 2015 года журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур входят в состав налоговой отчетности. Обязанность ежеквартально сдавать такие журналы в налоговые инспекции прямо установлена для посредников, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу (п. 3.1 ст. 169, п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

На основании полученных от посредников журналов учета налоговые инспекции контролируют, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Журналы учета счетов-фактур нужно сдавать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Несоблюдение этого срока проверяющие квалифицируют как непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщиках. То есть как правонарушение, ответственность за которое предусмотрена пунктом 2 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Для организаций и предпринимателей это значит штраф в размере 10 000 руб.

Хранение журнала и документов

Срок хранения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур - четыре полных года с момента последней записи (п. 13 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Организация также обязана хранить и подшивать в хронологическом порядке:

  • сами счета-фактуры (в т. ч. корректировочные, исправленные). При этом счета-фактуры, выставленные в электронном виде, можно хранить без распечатки (письмо ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984);
  • подтверждения операторов электронного документооборота.

Исправление журнала после сдачи

Ситуация: должен ли посредник - неплательщик НДС сдать в инспекцию исправленный журнал учета счетов-фактур? После сдачи первоначального журнала организация обнаружила в нем ошибки.

Обязанность подавать в инспекцию исправленный журнал налоговым законодательством не предусмотрена. Но уточненный журнал лучше все же сдать.

Посредники должны представлять в инспекцию журнал с зарегистрированными в нем счетами-фактурами, которые они выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Эти сведения нужны налоговой инспекции для контроля за полнотой уплаты НДС организациями, которые работают через посредников.

На основании этих журналов инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например комитентами, при продаже товаров, тем суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Таким образом, если посредник обнаружил после подачи в инспекцию ошибки в журнале учета счетов-фактур, в него нужно внести исправления и представить в инспекцию исправленный документ. Для исправления аннулируйте неверную запись в журнале, то есть отразите ошибочный счет-фактуру со знаком минус. В следующей строке журнала отразите верную запись.

Такой порядок в устных разъяснениях подтверждают представители ФНС России и Минфина России.

Как исправить журнал

Чтобы исправить ошибку в журнале, аннулируйте ошибочный счет-фактуру. То есть отразите со знаком минус стоимость товаров (работ, услуг) и сумму налога (показатели по графам 14 и 15 журнала). Затем зарегистрируйте правильный счет-фактуру со знаком плюс.

Например, посредник покупает товары для заказчика. Бухгалтер компании посредника обнаружил, что в журнале учета за III квартал указаны неверные реквизиты счета-фактуры, поступившего от продавца товаров. Указаны следующие реквизиты (неверные): № 1250 от 26 октября 2016 г. А правильные реквизиты счета-фактуры - № 1350 от 26 октября 2016 г. Журнал уже сдан в налоговую инспекцию. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер сделал следующее:

  • в части 1 журнала аннулировал неверную запись, отразив суммовые показатели со знаком минус. В следующей строке указал те же данные, что и в аннулированной строке, исправив только графу 12. В ней бухгалтер исправил номер счета-фактуры. Стоимостные показатели этой строки бухгалтер указал со знаком плюс;
  • в части 2 журнала аннулировал неверную запись, отразив суммовые показатели со знаком минус. В следующей строке указал те же данные, что и в аннулированной строке, исправив только графу 4. В ней бухгалтер исправил номер счета-фактуры. Стоимостные показатели этой строки бухгалтер указал со знаком плюс.

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" вводит в действие новые формы счетов-фактур (в т.ч. корректировочного и исправленного) и порядок их заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, дополнительных листов .

Порядок вступления в силу

Согласно принципу п. 1 ст. 5 НК РФ акты законодательства о налогах вступают в силу не ранее, чем по истечении одного месяца со дня их официального опубликования и не ранее 1-го числа очередного налогового периода по соответствующему налогу.
Подпадая под действие этой нормы, Постановление N 1137, опубликованное в январе 2012 г., вступает в силу с 1 апреля 2012 г.
Однако многие организации столкнулись с тем, что бухгалтерское программное обеспечение уже предусматривает по новым формам и ведение регистров (книги покупок, книги продаж, журнала регистрации счетов-фактур) в новом виде. Счета-фактуры, оформленные с использованием новых бланков, поступают и от контрагентов.
Эта ситуация не могла не вызывать беспокойства у бухгалтеров, и Минфин России в Письме от 31.01.2012 N 03-07-15/11 разъяснил, что применение до начала очередного налогового периода, т.е. до 1 апреля 2012 г., новых форм соответствующих документов возможно наряду с формами, которые были утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость".
Письмо Минфина России носит официальный характер и размещено на официальном сайте ФНС России в разделе "Юридическим лицам/Налог на добавленную стоимость/Разъяснения и дополнения по законодательству" и в разделе "Индивидуальным предпринимателям/Налог на добавленную стоимость/Разъяснения и дополнения по законодательству" (см. также Письмо ФНС России от 01.02.2012 N ЕД-4-3/1547@).

Виды счетов-фактур и особенности их составления

Постановлением N 1137 во исполнение требований ст. 169 НК РФ введены новые формы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры.
Установлено, что оформлять исправленные счета-фактуры (в бланке предусмотрен реквизит "Исправление N ___ от "__" _________") следует взамен первоначальных.
Важно понимать, что исправленные счета-фактуры выставляет продавец (в т.ч. при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем составления новых экземпляров счетов-фактур при наличии ошибок, не позволяющих идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением N 1137).
Зачеркивание и внесение исправлений в первоначальный документ больше не предусмотрено. Если исправления вносятся в первоначальный счет-фактуру уже после выставления по сделке корректировочных счетов-фактур, то исправленный документ не учитывает данные, содержащиеся в корректировочном счете-фактуре.
Корректировочные счета-фактуры имеют совсем другое назначение и не связаны с допущенными ошибками. Их выписывает продавец при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в т.ч. в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (п. 3 ст. 168, п. п. 1, 5.2 ст. 169, пп. 4 п. 3 ст. 170, п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ). Такой документ служит основанием для корректировки налоговой базы по НДС у обеих сторон сделки.
Новые формы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры не могут быть заменены налогоплательщиком на бланк собственного образца: они должны применяться в том виде, в котором представлены в Приложениях 1 и 2 к Постановлению N 1137.
По крайней мере, из нее нельзя исключать "лишние" реквизиты или располагать показатели в ином порядке - такие условия появились в новом законодательстве (п. 8 ст. 169 НК РФ, п. 4 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 229-ФЗ, п. 3 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением N 1137).
В то же время, по мнению ФНС России, выраженному в Письме ФНС России от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193, наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов (сведений), не предусмотренных п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, а также Приложением N 1 к Постановлению N 1137, не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, предъявленных продавцом покупателю. Ведь абз. 3 п. 2 ст. 169 НК РФ установлено, что невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных п. п. 5 и 6 данной статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.
Как и предполагалось НК РФ, формы бланков дополнены реквизитом "Валюта: наименование, код" (строка 7 счета-фактуры, строка 4 корректировочного счета-фактуры).
Цифровой код валюты выбирается по Общероссийскому классификатору валют, утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 N 405-ст. Обратим внимание: если валюта договора - иностранная (или условные единицы), а валюта платежа - рубль, то в качестве наименования валюты указывается рубль и его код (пп. "м" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением N 1137, Письмо Минфина России от 02.02.2012 N 03-07-11/28).
По новым Правилам продавец указывает свое полное или сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами - указывать оба больше не нужно (пп. "в" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением N 1137).
В части нумерации счетов-фактур уточнено, что при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав через обособленные подразделения, при составлении такими обособленными подразделениями счетов-фактур порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике для целей налогообложения (пп. "а" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, пп. "а" п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. Постановлением N 1137).
Аналогичный подход должен применять участник товарищества или доверительный управляющий, исполняющий обязанности налогоплательщика НДС, обозначая совершение операции в рамках соответствующего договора простого товарищества или доверительного управления имуществом.
По-прежнему действительны счета-фактуры (в т.ч. корректировочные, исправленные), полученные на бумажном носителе и в электронном виде, а также заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но в соответствии с установленными правилами заполнения, регистрируемые в едином порядке (п. 2 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением N 1137).

Новые особенности документооборота (в части НДС) при приобретении ценностей через посредника

Постановлением N 1137 уточнен порядок выставления счетов-фактур посредниками (комиссионерами, агентами) при приобретении ими товаров (работ, услуг), имущественных прав для доверителя (комитента, принципала) от своего имени, но за его счет, позволяющий последнему произвести вычет или возмещение налога.
1. В счете-фактуре, выставляемом посредником доверителю, указываются (п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением N 1137):
- в строке 1 - порядковый номер и дата составления счета-фактуры, выставляемого продавцом комиссионеру (агенту);
- в строке 2 - полное или сокращенное наименование продавца - юридического лица в соответствии с учредительными документами, фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
- в строке 2а - место нахождения продавца в соответствии с учредительными документами, место жительства индивидуального предпринимателя;
- в строке 2б - ИНН и КПП налогоплательщика-продавца;
- в строке 5 - реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетных документов о перечислении денежных средств комиссионером (агентом) продавцу и комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту).
В корректировочном счете-фактуре в строку 1 переносится дата из корректировочного счета-фактуры, выставляемого продавцом комиссионеру (агенту) (п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. Постановлением N 1137).
Ранее подобные рекомендации звучали в Письмах Минфина России (см., например, Письма Минфина России от 07.02.2011 N 03-07-09/04, от 08.12.2010 N 03-07-09/53), теперь же эти правила возведены в норму.
2. В ч. 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур в графе 1 посредником указывается порядковый номер записи счета-фактуры (в т.ч. корректировочного), исправленного счета-фактуры (в т.ч. корректировочного), выставленного комиссионером (агентом) при приобретении им от своего имени для комитента (принципала) товаров (работ, услуг), имущественных прав комитенту (принципалу).
В ч. 2 журнала учета в графе 1 посредником указывается порядковый номер записи счета-фактуры (в т.ч. корректировочного), исправленного счета-фактуры (в т.ч. корректировочного), полученного комиссионером (агентом), приобретающим от своего имени для комитента (принципала) товары (работы, услуги), имущественные права, от продавца этих товаров (работ, услуг), имущественных прав.
В ч. 2 журнала учета в графе 1 доверителем указывается порядковый номер записи счета-фактуры (в т.ч. корректировочного), исправленного счета-фактуры (в т.ч. корректировочного), полученного комитентом (принципалом) от комиссионера (агента), приобретающего от своего имени для комитента (принципала) товары (работы, услуги), имущественные права (п. п. 7, 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением N 1137).
3. Посредник не регистрирует в книге покупок счета-фактуры (в т.ч. корректировочные, исправленные), полученные им от продавца и выписанные на его имя.
Доверитель (принципал, комитент) регистрирует в книге покупок счет-фактуру, выписанный ему посредником. Доверитель, приобретающий товары (работы, услуги), имущественные права по договору поручения (агентскому договору) от своего имени, регистрирует в книге покупок полученные от продавца счета-фактуры на сумму перечисленной денежными средствами оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, а также счета-фактуры (в т.ч. корректировочные, исправленные) на приобретенные товары (работы, услуги), имущественные права (п. п. 11, 19 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением N 1137).
4. Доверитель получает от посредника и хранит в течение не менее четырех лет (помимо зарегистрированных в журнале учета полученных счетов-фактур, полученных от посредника) заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом) копии счетов-фактур (в т.ч. корректировочных, исправленных), полученных посредниками от продавцов (п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением N 1137).
Подход к выставлению счетов-фактур сторонами договора комиссии, агентирования при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав покупателю через посредника не изменился.

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и Правила его ведения

Обязанность налогоплательщика вести такой журнал не нова, однако до вступления в силу Постановления N 1137 никаких обязательных реквизитов этой формы не было оговорено законодательством. Теперь установленной формы необходимо строго придерживаться (п. 8 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 3 ст. 169 НК РФ налогоплательщик обязан вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур:
- при совершении операций, признаваемых объектом обложения НДС, в т.ч. не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со ст. 149 НК РФ;
- в иных случаях, определенных в установленном порядке (например, налоговыми агентами в силу п. 3 ст. 168 НК РФ).
При этом отсутствие журнала не являлось и не является основанием для отказа в вычете НДС, т.к. это не предусмотрено НК РФ.
В то же время как отсутствие, так и две или более ошибки, допущенные налогоплательщиком при ведении журнала (как налогового регистра) за год, будут рассматриваться как состав нарушения по ст. 120 НК РФ. Штраф составит от 10 000 до 30 000 руб.
Важно учесть, что в журнале должны найти отражение все полученные и выставленные в установленном законом порядке счета-фактуры как с учетом налога, так и без него, обычные, корректировочные и исправленные, как следует из приведенной выше нормы п. 3 ст. 169 НК РФ. Журнал ведется в хронологическом порядке способом сплошной регистрации. В то же время счета-фактуры, выставленные с нарушением п. 3 ст. 169 НК РФ, регистрации в журнале не подлежат (например, если контрагент организации применяет УСН и выставляет счет-фактуру, не являясь плательщиком НДС).
Счета-фактуры (в т.ч. исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке:
- в ч. 1 "Выставленные счета-фактуры" журнала учета - по дате их выставления, а также составления (исправления) в случаях, когда счета-фактуры, составленные налогоплательщиками, в т.ч. исполняющими обязанности налоговых агентов, не передаются;
- в ч. 2 "Полученные счета-фактуры" журнала учета - по дате их получения.
Каждая часть включает 19 граф.
В ч. 1:
1 - порядковый номер записи;
2 - дата выставления счета-фактуры (в т.ч. корректировочного, исправленного);
3 - код способа выставления счета фактуры (в т.ч. корректировочного) (1 - при регистрации счета-фактуры (в т.ч. корректировочного), выставленного (составленного) на бумажном носителе; 2 - при регистрации счета-фактуры (в т.ч. корректировочного), выставленного (составленного) в электронном виде);
4 - код вида операции по перечню, утв. Письмом ФНС России от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1657@; см., например, таблицу:

Наименование вида операции

Код вида операции

Отгрузка (передача) или приобретение товаров, работ,
услуг (включая посреднические услуги), имущественных
прав

Возврат покупателем товаров продавцу или получение
продавцом возвращенных покупателем товаров

Операции, совершаемые налоговыми агентами

Проведение подрядными организациями (заказчиками-
застройщиками) капитального строительства, модернизации
(реконструкции) объектов недвижимости




11 - наименование покупателя;
12 - ИНН и КПП налогоплательщика-покупателя;







В ч. 2:
1 - порядковый номер записи;
2 - дата получения счета-фактуры (в т.ч. корректировочного), исправленного счета-фактуры (в т.ч. корректировочного);
3 - код способа выставления полученного счета-фактуры (в т.ч. корректировочного);
4 - код вида операции полученного счета-фактуры;
5 и 6 - номер счета-фактуры и дата его составления;
7 и 8 - номер корректировочного счета-фактуры и дата его составления;
9 и 10 - номер и дата исправления счета-фактуры (корректировочного);
11 - наименование налогоплательщика-продавца;
12 - ИНН и КПП налогоплательщика-продавца;
13 - наименование и код валюты;
14 - стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре;
15 - сумма НДС по счету-фактуре;
16 - разница, отражающая уменьшение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость, указанная в строке "Всего уменьшение (сумма строк Г)" графы 9 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры);
17 - разница, отражающая увеличение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость, указанная в строке "Всего увеличение (сумма строк В)" графы 9 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры);
18 - разница, отражающая уменьшение суммы налога на добавленную стоимость, указанная в строке "Всего уменьшение (сумма строк Г)" графы 8 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры);
19 - разница, отражающая увеличение суммы налога на добавленную стоимость, указанная в строке "Всего увеличение (сумма строк В)" графы 8 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры).
Журнал учета, составленный на бумажном носителе, подписывается до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, его страницы пронумеровываются. При этом страницы журнала учета, составленного организацией, скрепляются печатью этой организации (п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. Постановлением N 1137).
Журнал учета за налоговый период, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче его в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ (п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. Постановлением N 1137, Приказ ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@ "Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи").
В п. п. 13, 14 Правил ведения журнала подробно описан порядок хранения счетов-фактур и сопутствующих документов, а в п. 15 - требования к хранению документов, которые не подлежат регистрации в журнале учета (копий счетов-фактур, переданных посредником доверителю, таможенных деклараций, БСО и т.д.).

Новые формы книги покупок и книги продаж

Во исполнение требований действующего законодательства в эти формы налоговых регистров введены три новые графы:
- номер и дата исправления счета-фактуры продавца;
- номер и дата корректировочного счета-фактуры продавца;
- номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры продавца.
Отметим, что, как и раньше, книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур (в т.ч. корректировочных, исправленных), выставленных продавцами, в целях определения суммы НДС, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке.
Однако это общеизвестное правило порождает и типовую ошибку у большинства налогоплательщиков. Чаще всего они не учитывают, что вычет налога не всегда производится на основании счета-фактуры (п. 7 ст. 168, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Так, при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок должны быть зарегистрированы не счета-фактуры, а заполненные в установленном порядке БСО или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.
Это правило п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением N 1137, не является новым (см. также п. п. 5 и 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (ред. от 26.05.2009)). Неоднократные разъяснения подтверждают неправомерность вычета на основании счета-фактуры в данном случае (Письма Минфина России от 12.01.2011 N 03-07-11/07, от 12.10.2010 N 03-07-09/45, от 23.12.2009 N 03-07-11/323, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400, от 20.05.2008 N 03-07-11/197, Письмо УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 N 16-15/090448.1).
Ошибки при ведении книг покупок и продаж чреваты не только налоговыми последствиями, но и названным выше штрафом по ст. 120 НК РФ.
Пунктом 24 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением N 1137, определено, что по истечении налогового периода, до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга покупок, составленная на бумажном носителе, подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, ее страницы пронумеровываются. При этом страницы книги покупок, составленной на бумажном носителе организацией, скрепляются печатью организации. Дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе, подписываются руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прикладываются к книге покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в т.ч. корректировочный) до внесения в него исправлений, пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц книги покупок за указанный налоговый период, прошнуровываются и скрепляются печатью.
Книга покупок, составленная в электронном виде организацией или индивидуальным предпринимателем за налоговый период, и дополнительные листы книги покупок, составленные в электронном виде за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в т.ч. корректировочный) до внесения в него исправлений, подписываются электронной цифровой подписью соответственно руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ.
Аналогичные правила установлены для книги продаж (п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением N 1137).
Книга покупок, книга продаж и дополнительные листы к ним, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее четырех лет с даты последней записи.

Изменение принципа ведения дополнительных листов книги покупок и книги продаж

Дополнительные листы книги покупок и книги продаж являются их неотъемлемой частью (п. 4 Правил ведения книги покупок, п. 4 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением N 1137). Обязательные к применению формы дополнительных листов, а также правила их заполнения установлены Постановлением N 1137. В отличие от ранее действовавшего порядка дополнительные листы задействуются только при необходимости внесения изменений в книгу покупок или продаж после окончания текущего налогового периода (п. 4 Правил ведения книги покупок, п. 3 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением N 1137).
В дополнительном листе книги покупок отражается аннулирование записи по счету-фактуре, корректировочному счету-фактуре за налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура, до внесения в них исправлений.
При регистрации в дополнительном листе книги покупок счетов-фактур (в т.ч. корректировочных) до внесения в них исправлений, записи по которым подлежат аннулированию, показатели в графах 7 - 12 дополнительного листа книги покупок указываются с отрицательным значением, а исправленные счета-фактуры, исправленные корректировочные счета-фактуры в этих случаях регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты с указанием в графах 7 - 12 книги покупок положительных значений (п. 5 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок, п. 9 Правил ведения книги покупок).
При аннулировании записи в книге продаж (после окончания текущего налогового периода) по счету-фактуре (в т.ч. корректировочному) в связи с внесением в него исправлений используются дополнительные листы книги продаж за тот налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в т.ч. корректировочный) до внесения в него исправлений. Исправленные счета-фактуры (исправленные корректировочные счета-фактуры) регистрируются в дополнительном листе книги продаж по мере возникновения обязанности по уплате налога с указанием в соответствующих графах дополнительного листа книги продаж положительных значений.
В дополнительном листе книги продаж регистрируется счет-фактура (в т.ч. корректировочный) за тот налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура до внесения в них исправлений.
Записи данных по счету-фактуре (в т.ч. корректировочному) до внесения в него исправлений, подлежащие аннулированию, производятся в дополнительном листе книги продаж с отрицательным значением, а регистрация счета-фактуры (в т.ч. корректировочного) с внесенными в него исправлениями - с положительным. При отражении продавцом (в случае увеличения стоимости) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в налоговом периоде, следующем за налоговым периодом, в котором осуществлена их отгрузка, в дополнительном листе книги продаж производится запись данных по корректировочному счету-фактуре с положительным значением (п. п. 3, 11 Правил ведения книги продаж, п. 3 Правил заполнения дополнительного листа книги продаж).

Порядок регистрации в книге покупок и книге продаж исправленных счетов-фактур

До окончания налогового периода все действия налогоплательщика по корректировке данных учетных регистров по НДС в связи с внесением исправлений в счета-фактуры не затрагивают дополнительные листы книги покупок и книги продаж.
При регистрации в книге покупок счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур показатели в графах 7 - 12 книги покупок указываются с положительным значением, за исключением аннулирования записи в книге покупок (до окончания текущего налогового периода) по счету-фактуре (корректировочному), в т.ч. в связи с внесением в них исправлений. При аннулировании записей из книги покупок показатели в этих графах указываются с отрицательным значением. Исправленные счета-фактуры (корректировочные) в указанных случаях регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты с указанием в графах 7 - 12 книги покупок положительных значений. При регистрации в книге покупок исправленных счетов-фактур, составленных продавцом после составления одного или нескольких корректировочных счетов-фактур, записи по корректировочным счетам-фактурам, составленным в связи с увеличением стоимости, в которые не вносились исправления, в книги покупок не аннулируются (п. п. 9, 10 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением N 1137).
При регистрации в книге продаж счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур показатели в графах 4 - 9 книги продаж указываются с положительным значением, за исключением случаев аннулирования записи в книге продаж. При аннулировании указанных записей (до окончания текущего налогового периода) в книге продаж показатели в этих графах указываются с отрицательным значением. Исправленные счета-фактуры (исправленные корректировочные счета-фактуры) в указанных случаях регистрируются в книге продаж по мере возникновения обязанности по уплате налога с указанием в соответствующих графах книги продаж, дополнительного листа книги продаж положительных значений (п. 11 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением N 1137).
В заключение отметим, что Минфин и ФНС России разработали форматы и порядок обмена счетами-фактурами в электронном виде, который предполагает возможность выставления, приема и обработки этих счетов-фактур по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств.
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП утв. Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н, а форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭП, - Приказом ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@ (официально пока не опубликован).